Data karyawan bukan sekadar arsip administratif. Bagi perusahaan, data karyawan adalah fondasi dalam pengelolaan SDM, penggajian, kepatuhan hukum, hingga pengambilan keputusan strategis.

Tanpa pencatatan yang rapi dan sistematis, risiko kesalahan payroll, sengketa ketenagakerjaan, hingga kebocoran informasi bisa terjadi.

Lalu, data apa saja yang sebenarnya perlu dicatat perusahaan?

1️⃣ Data Identitas Pribadi

Data dasar yang wajib dimiliki setiap perusahaan:

• Nama lengkap sesuai KTP
• NIK (Nomor Induk Kependudukan)
• Tempat & tanggal lahir
• Jenis kelamin
• Status pernikahan
• Alamat domisili
• Nomor telepon & email
• NPWP

Data ini penting untuk kebutuhan administratif, perpajakan, serta dokumen legal perusahaan.

2️⃣ Data Kepegawaian

Berkaitan dengan status hubungan kerja dan riwayat kerja di perusahaan:

• Nomor induk karyawan (NIK internal)
• Jabatan / posisi
• Departemen / divisi
• Status karyawan (PKWT, PKWTT, kontrak, magang)
• Start employment date (tanggal mulai kontrak)
• Joining date (tanggal mulai aktif bekerja)
• Masa kerja
• Lokasi kerja / cabang

Data ini berpengaruh pada hak, kewajiban, dan akses sistem karyawan.

3️⃣ Data Payroll & Kompensasi

Untuk memastikan penggajian berjalan akurat:

• Gaji pokok
• Tunjangan tetap
• Tunjangan tidak tetap
• BPJS Kesehatan & Ketenagakerjaan
• NPWP & status pajak (TK/0, K/1, dst)
• Rekening bank
• Riwayat perubahan gaji

Riwayat perubahan gaji sangat penting untuk transparansi dan audit internal.

4️⃣ Data Absensi & Jam Kerja

Digunakan untuk perhitungan payroll dan evaluasi kinerja:

• Jam kerja
• Shift kerja
• Lembur
• Cuti
• Izin / sakit
• Rekap keterlambatan

Data ini biasanya terintegrasi dengan sistem absensi atau timesheet.

5️⃣ Data Kinerja & Disiplin

Untuk mendukung manajemen performa:

• KPI / penilaian kinerja
• Hasil evaluasi tahunan
• Catatan peringatan (SP1, SP2, SP3)
• Point penalty
• Attachment dokumen pendukung

Data ini membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan promosi, rotasi, atau tindakan disipliner.

6️⃣ Data Tanggungan (Dependents)

Beberapa perusahaan juga mencatat:

• Data pasangan
• Data anak
• Jumlah tanggungan

Biasanya digunakan untuk:

• Perhitungan pajak
• Klaim asuransi / BPJS
• Benefit tertentu

7️⃣ Data Dokumen Pendukung

Dokumen yang perlu disimpan secara aman:

• KTP
• KK
• NPWP
• Ijazah
• Kontrak kerja
• Surat peringatan
• Surat pengunduran diri

Penyimpanan digital lebih aman dan memudahkan pencarian dokumen saat dibutuhkan.

Kenapa Data Karyawan Harus Dikelola dengan Sistem?

Pengelolaan manual (Excel terpisah, file tercecer) berisiko:

• Salah hitung gaji
• Data tidak sinkron
• Kesulitan audit
• Risiko kehilangan data

Sistem HR yang terintegrasi membantu:

• Data tersentralisasi
• Akses sesuai role/jabatan
• Riwayat perubahan tercatat
• Backup data otomatis

Dengan sistem yang tepat, HR bisa bertransformasi dari administratif menjadi lebih strategis.

Kesimpulan

Data karyawan yang lengkap dan terstruktur bukan hanya soal administrasi, tetapi fondasi pengelolaan SDM yang profesional.

Perusahaan perlu memastikan bahwa:

• Data tercatat lengkap
• Akses terkontrol
• Perubahan terdokumentasi
• Sistem aman dan terintegrasi

Karena pada akhirnya, pengelolaan data yang baik adalah bagian dari pengelolaan bisnis yang sehat.