Sumber daya manusia (SDM) adalah aset terpenting dalam perusahaan. Namun, masih banyak organisasi yang tanpa sadar melakukan kesalahan dalam pengelolaannya. Dampaknya bukan hanya pada produktivitas, tetapi juga pada budaya kerja, retensi karyawan, hingga performa bisnis secara keseluruhan.

Berikut adalah beberapa kesalahan umum perusahaan dalam mengelola SDM yang perlu dihindari.

1️⃣ Terlalu Fokus Administratif, Kurang Strategis

Banyak HR masih terjebak pada:

• Absensi
• Payroll
• Kontrak kerja
• Dokumen administratif

Padahal peran HR modern seharusnya juga mencakup:

• Talent development
• Workforce planning
• Employee engagement
• Organizational strategy

Jika HR hanya administratif, perusahaan akan sulit berkembang secara strategis.

2️⃣ Tidak Memiliki Data Karyawan yang Terstruktur

Data karyawan yang tercecer (Excel terpisah, file manual, dokumen tidak terintegrasi) bisa menyebabkan:

• Kesalahan payroll
• Salah hitung lembur
• Riwayat gaji tidak terdokumentasi
• Sulit melakukan audit

Tanpa data yang rapi, pengambilan keputusan menjadi tidak akurat.

3️⃣ Struktur Organisasi Tidak Jelas

Role dan tanggung jawab yang tidak tegas sering menimbulkan:

• Tumpang tindih pekerjaan
• Konflik antar tim
• Approval berlapis tanpa kejelasan
• Akses sistem tidak sesuai jabatan

Struktur organisasi harus jelas dan terhubung dengan sistem role & permission.

4️⃣ Sistem Approval Terlalu Rumit atau Terlalu Manual

Proses seperti:

• Pengajuan cuti
• Lembur
• Reimbursement

Jika dilakukan manual atau tidak transparan, akan menyebabkan:

• Delay approval
• Human error
• Ketidakpuasan karyawan

Sistem yang baik harus memiliki:

• Multi-layer approval
• Notifikasi otomatis
• Tracking status real-time

5️⃣ Tidak Memiliki Monitoring Kinerja yang Jelas

Tanpa KPI dan evaluasi berkala:

• Karyawan tidak tahu ekspektasi
• Performa sulit diukur
• Promosi tidak objektif

Monitoring kinerja seharusnya berbasis data, bukan opini.

6️⃣ Tidak Transparan dalam Penggajian & Benefit

Kesalahan umum lainnya:

• Tidak ada riwayat perubahan gaji
• Perhitungan lembur tidak jelas
• Potongan gaji tidak terdokumentasi

Transparansi meningkatkan kepercayaan dan mengurangi konflik internal.

7️⃣ Kurangnya Sistem Backup & Mitigasi Risiko

Risiko yang sering terjadi:

• Kehilangan data karyawan
• Error sistem
• Tidak ada backup rutin

Perusahaan seharusnya memiliki:

• Backup harian
• Server staging & production
• Sistem keamanan data

8️⃣ Tidak Mendengarkan Masukan Karyawan

Perusahaan sering membuat kebijakan tanpa:

• Feedback karyawan
• Evaluasi sistem yang digunakan
• Perbaikan berkelanjutan

Padahal engagement dan komunikasi dua arah sangat penting untuk membangun budaya kerja yang sehat.

Kesimpulan

Mengelola SDM bukan hanya soal administrasi, tetapi tentang bagaimana perusahaan mengelola manusia sebagai aset strategis.

Kesalahan dalam pengelolaan SDM dapat berdampak pada:

• Tingginya turnover
• Rendahnya produktivitas
• Konflik internal
• Kerugian finansial

Dengan sistem yang tepat, struktur yang jelas, serta pendekatan berbasis data, perusahaan dapat mengubah fungsi HR dari administratif menjadi strategis.